Офис просыпается раньше сотрудников, или Как я двадцать четыре принтера хоронил

Понедельник

В понедельник утром меня позвали в одну компанию. Сказали: «У нас беда с печатью». Я подумал, обычное дело. У всех беда с печатью. У печати вообще такой характер: она работает, пока она не нужна.

В офисе было пусто. Но уже работало. Принтер в бухгалтерии моргал красным глазом, как маяк, предупреждающий о скалах. У отдела кадров кончился тонер. Аппарат возле кабинета директора внезапно перестал видеть сеть, то ли от обиды, то ли от старости. Старый HP в отделе продаж печатал только в одном случае: его нужно было выключить, включить и аккуратно ударить ладонью по боковой крышке.

Этот удар, отдельная профессия. Его выполняла бухгалтер Людмила. Она делала это с достоинством человека, который знает: мир держится на таких, как она.

Я спросил директора: «Сколько у вас принтеров?» Он замялся. Спросил у секретаря. Секретарь у бухгалтерии. Бухгалтерия у Людмилы. Выяснилось: двадцать четыре. Для ста тридцати сотрудников.

Как рождается зоопарк

Никто не планирует создать в офисе двадцать четыре разных устройства. Зоопарк не строят. Он вырастает, как бородавка.

Сначала бухгалтерии покупают отдельный принтер, и это разумно. Потом такой же нужен отделу кадров, и это тоже разумно. Затем руководитель просит аппарат рядом с кабинетом, а чем руководитель хуже бухгалтерии? Позже приезжает дешёвое МФУ «на замену», а старое оставляют «на всякий случай». Случай этот наступает примерно никогда.

Через несколько лет компания получает не систему печати, а коллекцию. У каждого принтера, свой картридж, свой драйвер, свои ошибки и свой человек, который помнит, как его перезапускать.

Я провёл инвентаризацию. Вот что нашёл:

• шесть брендов и десятки моделей разных поколений;
• девять типов картриджей, и ни один из них не подходил к соседнему принтеру;
• часть устройств на USB, часть в сети, два принтера были подключены, по-видимому, к Богу;
• один HP работал только у одного сотрудника и только после ритуального удара;
• счётчики никто не снимал, сколько страниц печатается в месяц, не знал никто, включая бухгалтерию, что само по себе подозрительно;
• запасной картридж всегда находился не там, где ломался принтер. Закон Мерфи для офисной техники.

Итого: три-пять сервисных заявок в неделю, срочные закупки по неприличным ценам, простаивающая бухгалтерия и принтер-призрак на третьем этаже, который числился в списке, но давно не печатал. Лежал на столе и занимал место. Как некоторые сотрудники, только полезнее.

Личный автомобиль против маршрутной сети

Я сел с директором и задал вопрос, который задают все руководители в этой ситуации: оставить принтер у каждого рабочего места или перейти на централизованную печать? Ответ зависит не от моды и не от бренда. От количества сотрудников, объёма документов, требований к безопасности и стоимости простоя.

Первый вариант, принтер рядом с каждым сотрудником. Это личный автомобиль: удобно, когда он постоянно нужен, но дорого держать отдельную машину для каждой короткой поездки за хлебом.

Второй, централизованные зоны печати. Это уже не личный транспорт, а хорошо спроектированная маршрутная сеть: несколько точек, понятные правила, резервный путь и единое обслуживание.

Ни одна модель не универсальна. Маленькой компании хватает одного общего МФУ. Большому складу, наоборот, нужны локальные принтеры в разных зонах, отправлять кладовщика через всё помещение за накладной можно, но кладовщик не вечен.

Цена удобства

Персональный принтер имеет одно большое преимущество: он рядом. Никуда идти не надо. Для небольшого отдела с постоянной нагрузкой это действительно удобно.

Он оправдан, если:

• рядом работает один сотрудник или компактная группа;
• документы печатаются редко, но нужны немедленно;
• требуется особый формат бумаги или печать этикеток;
• печатается конфиденциальное;
• устройство на складе, проходной или производственном участке;
• сетевой доступ ограничен.

Проблема начинается там, где удобство одного рабочего места оплачивает вся компания. Сотрудник печатает двадцать страниц в неделю. На его столе стоит принтер: место занимает, картридж жрёт, электричество тратит, периодически ломается. Каждый расход, копейки. Но когда таких принтеров двадцать четыре, копейки складываются в зарплату.

Компания оплачивает: закупку множества маломощных аппаратов, зоопарк картриджей, склад расходников, разрозненные драйверы, выезды инженера к каждому устройству, простои и закупку техники, которая работает пять минут в день.

А есть ещё расход, которого нет ни в одном счёте сервисного центра. Это время сотрудников. Они ищут картридж, звонят в IT, переносят документ на другой компьютер и ждут. Для работника сломанный принтер, раздражение. Для компании, оплаченные часы простоя. Людмила с её ритуальным ударом, между прочим, тоже стоила денег. Просто её удар не фигурировал ни в одной ведомости.

Централизованная печать, это не один принтер в коридоре

Когда сотрудники слышат слово «централизация», они представляют один огромный МФУ в коридоре и очередь из двадцати человек. Плохо спроектированная система действительно выглядит так. Как плохо спроектированный офис выглядит как коридор со столами.

Грамотная централизация, это не «убрать все принтеры и оставить один». Это зоны:

• отдельная зона для бухгалтерии;
• МФУ возле отдела кадров;
• общая точка на этаже;
• цветное устройство для коммерческого отдела;
• принтер на складе;
• резервная машина для критичных процессов.

Система должна быть похожа не на один автобус на весь город, а на маршрутную сеть: несколько остановок, понятные направления и возможность сесть на другой маршрут при неполадке.

Меньше техники, больше управляемости

После аудита часто выясняется, что двадцать принтеров можно заменить восемью-десятью производительными устройствами. Это не значит, что сотрудники останутся без печати. Напротив, новые МФУ дают скорость, автоматический дуплекс, сканирование, сетевое подключение, печать по PIN-коду, удалённый мониторинг и единые правила обслуживания. Главное, не сокращать парк механически: слишком мало устройств, и очередь станет реальностью. Сначала анализируют нагрузку и расположение отделов.

Проще с картриджами

Когда в офисе пятнадцать моделей, склад расходников, отдельная головоломка. Один картридж, бухгалтерии, другой, старому HP на третьем этаже, третий, единственному принтеру в отделе продаж. Нужный картридж заканчивается строго в день сдачи отчётности. Это проверено не одним поколением бухгалтеров. Стандартизированный парк, несколько понятных типов тонера и контроль остатков заранее, а не в момент, когда аппарат уже моргает красным.

Проще обслуживать

Инженеру легче работать с несколькими стандартизированными моделями, чем с коллекцией устройств разных поколений. Можно заранее определить график профилактики, типовые неисправности, запчасти, норматив реакции, резервные устройства и порядок заявок. Принтер перестаёт быть случайным предметом на столе и становится частью управляемой инфраструктуры.

Видна реальная стоимость

В децентрализованном офисе никто не знает, сколько печатает каждый отдел. Все просто покупают картриджи по мере гибели. Централизованная система отслеживает: страницы, чёрно-белую и цветную печать, нагрузку по отделам, расход бумаги, стоимость отпечатка, частоту неисправностей, забытые задания, использование дуплекса. Руководитель получает не ощущение «мы много тратим на принтеры», а цифры.

Сервер печати, диспетчерская

В большой компании сотрудники не должны искать IP-адреса, ставить драйверы и выяснять, почему один компьютер видит принтер, а другой, нет. Здесь работает сервер печати. Он принимает задания, направляет на нужное устройство, управляет очередями, хранит настройки, упрощает установку драйверов и централизованно меняет конфигурацию. Сотрудник видит не технические имена, а понятные очереди:

• 1 этаж, Приёмная, МФУ;
• 2 этаж, Бухгалтерия, ЧБ;
• 2 этаж, Бухгалтерия, Цвет;
• Склад, Накладные;
• Отдел продаж, Дуплекс.

Принтер сломался или заменили, IT-специалист меняет устройство в инфраструктуре, а не обходит все компьютеры офиса с флешкой. Для маленького офиса сервер, возможно, и не нужен. Для компании с отделами, филиалами и большим парком, экономит недели жизни.

Безопасность: документ не должен лежать в общем лотке

Персональный принтер считают безопасным: документ выходит рядом с сотрудником. Но сотрудник ушёл за кофе, и зарплатная ведомость лежит в лотке и смотрит на всех. А если документ отправили не на тот принтер, конфиденциальность заканчивается быстрее, чем допивается кофе.

Централизованная печать позволяет настроить: PIN-код, карту сотрудника, авторизацию по учётной записи, удержание задания до подтверждения, автоматическое удаление невостребованных документов, ограничение цветной печати, журналы печати, разграничение доступа по отделам. Для бухгалтерии, отдела кадров и юристов это критично: договор не должен несколько часов ждать в общем лотке, надеясь, что его первым заберёт владелец.

«А если общее МФУ сломается?»

Это разумный страх. В персональной модели неисправность бьёт по одному сотруднику. В централизованной, по целому отделу. Поэтому централизация без резервирования, половинчатое решение, как брюки без задней части.

Нужно заранее предусмотреть:

• второе устройство в загруженной зоне;
• перенаправление заданий на соседний принтер;
• резервный аппарат;
• удалённый мониторинг;
• запас критичных расходников;
• регламент выезда инженера и процедуру аварийной печати.

Резервный принтер нужен не потому, что компания ждёт катастрофы. Он нужен по той же причине, по которой в багажнике лежит запасное колесо: неприятность случается в самый неподходящий момент, и обычно это понедельник.

Когда личный принтер лучше

Централизация не должна превращаться в религию. Есть места, где локальный принтер разумнее:

• руководителю;
• на посту охраны;
• в удалённом кабинете, на складе, производственном участке, в лаборатории, в кассовой зоне;
• для печати этикеток;
• рядом с оборудованием, автоматически формирующим документы;
• в подразделении с постоянной конфиденциальной печатью.

Если склад в другом корпусе, принтер в зоне отгрузки логичнее, чем походы в административное здание за каждой накладной. Вопрос не в том, чтобы убрать все персональные принтеры. Вопрос, оставить их там, где они нужны бизнес-процессу, а не привычке.

Сравнение двух моделей

Как перейти без хаоса

Вывезти все старые принтеры в пятницу вечером, плохой план. В понедельник офис встанет. Переход делают поэтапно.

Сначала, инвентаризация. Модель, расположение, сетевой адрес, счётчик, возраст, состояние, тип картриджа, объём печати, частота неисправностей. На этом этапе всплывают принтеры-призраки: числятся, но не используются, стоят без подключения или держатся на месте одной привычкой.

Затем, аудит отделов. Где печатают, сколько документов, когда пик, нужна ли цветная печать, что конфиденциально, сколько времени допустимо идти за распечаткой, что происходит при отказе. Принтеры выбирают не по принципу «хорошо выглядит в магазине», а под конкретный рабочий процесс.

После, проектирование зон. Количество устройств, скорость, цветность, сканер, дуплекс, способ авторизации, резервный маршрут, требования к бумаге, мониторинг.

И только потом, замена. Новые аппараты запускают параллельно со старыми. Проверяют печать, сканирование, дуплекс, авторизацию, работу из нужных программ. Затем старое выводят из эксплуатации. Как мост меняют без остановки движения: сначала новый маршрут, потом поток, потом старый разбирают.

Как это было у нас

В той самой компании, сто тридцать сотрудников, двадцать четыре принтера шести брендов, мы сделали так. Парк сократили до двенадцати стандартизированных устройств и одного резервного. Kyocera, пережившая, по словам сотрудников, прежнего руководителя и, похоже, пережившая бы и всех, ушла на заслуженный покой. Людмила проводила её долгим взглядом. Профессия терялась.

Дополнительно настроили: сервер печати, единые драйверы, печать по PIN-коду, автоматический сбор счётчиков, учёт по отделам, двусторонний режим по умолчанию и резервную схему на случай отказа.

Результат, не «стало меньше принтеров». Результат, стало видно, кто печатает, сколько стоит печать и что делать, когда что-то ломается. Ежедневный хаос исчез. Людмила освоила новую профессию, теперь она просто бухгалтер. Говорит, скучает.

Частые ошибки

• Поставить один принтер на весь офис. Это не централизация, а очередь. Количество устройств считается по нагрузке и расположению отделов.
• Смотреть только на цену покупки. Дешёвый принтер бывает дорогим в эксплуатации. Считаются картриджи, ресурс узлов, ремонт, простои и доступность расходников.
• Не учесть расстояние. Если за каждым документом идти через весь офис, сотрудник быстро найдёт собственный принтер. И будет прав.
• Не оставить резерв. Критичные отделы не должны зависеть от одного устройства.
• Не настроить безопасную печать. Общий принтер без PIN-кода превращает конфиденциальные документы в общедоступные.
• Оставить старый парк «на всякий случай». Резерв, это не склад сломанных принтеров. У него должен быть статус, расходники и план.

Частые вопросы

Что дешевле: принтер каждому или общие МФУ?

Небольшой компании персональные устройства могут быть удобнее и дешевле. При большом парке централизованная печать даёт контроль над расходниками, обслуживанием и стоимостью отпечатка.

Сколько сотрудников работает с одним МФУ?

Универсального числа нет. Смотрите на скорость, месячный объём, пики нагрузки, расстояние до устройства и требования отдела.

Будут ли очереди?

Не обязательно. Очереди, признак плохого проектирования. Несколько зон печати, производительные МФУ и резервный маршрут обычно решают вопрос.

Нужно ли отказаться от персональных принтеров полностью?

Нет. Склад, охрана, руководитель, производство, там отдельные устройства часто необходимы.

Можно ли перейти без замены всего парка?

Да. Начните с инвентаризации, настройки сервера печати и объединения совместимых устройств. Потом заменяйте самые дорогие и ненадёжные модели.

Как защитить документы?

PIN-код, карта или авторизация пользователя. Документ выходит из аппарата только после подтверждения сотрудником.

Вывод

Принтер у каждого рабочего места кажется удобным, пока парк мал. Потом устройства начинают жить собственной жизнью: одни просят картридж, другие теряются в сети, третьи работают только у одного человека, а четвёртые давно пора списать, но никто не хочет произнести это вслух. У меня есть подозрение, что старый HP в отделе продаж знал про списание больше, чем все мы вместе взятые.

Централизованная печать превращает набор разрозненных аппаратов в систему: управляемый парк, единые расходники, контроль стоимости, безопасная печать по PIN-коду, понятное обслуживание. Но хорошая централизация, это не один МФУ в коридоре. Это рассчитанные зоны, резервирование, сервер печати и правила, учитывающие реальные процессы компании.

Оптимален почти всегда не крайний вариант, а комбинация: основной документооборот, на централизованные МФУ, локальные принтеры, там, где они действительно нужны.

Хотите узнать, сколько принтеров нужно вашему офису и где вы переплачиваете за печать? Специалисты ComplexPrint проведут аудит парка, снимут счётчики, оценят стоимость печати и предложат схему обслуживания, без лишней техники и ежедневного хаоса. Оставьте заявку, даже если у вас есть свой Людмила с ладонью, её удар мы тоже оценим, но по-человечески.